Klinikte medikal sarf malzemesi stoğu nasıl takip edilir?

Bir klinikte stok sorunu genellikle en kötü anda fark edilir: işlem sabahı steril eldivenin bittiği, hastaya verilecek bakım setinin kalmadığı ya da aynı malzemenin iki kez sipariş edildiği an. Sorunun kaynağı çoğu zaman malzemenin kendisi değil, takibin dağınık olmasıdır.

Bu rehberde klinik ve muayenehanelerde medikal sarf malzemesi stoğunu düzenli tutmak için uygulanabilir altı adımı anlatıyoruz. Adımlar küçük bir muayenehaneden çok şubeli bir kliniğe kadar uyarlanabilir.

Klinikte stok takibi neden zor?

• Çok kalem, farklı birimler: Eldiven kutuyla, ampul adetle, solüsyon şişeyle alınır ama farklı birimlerle kullanılır.
• Birden fazla nokta: Merkez depo, şubeler, işlem odaları, ameliyathane dolapları…
• Hızlı tüketim: Yoğun bir günde stok, sipariş verme fırsatı olmadan biter.
• Belirsiz sorumluluk: "Kim aldı, nereye götürdü?" sorusunun cevabı genellikle yoktur.

1. Ürün kataloğunu tek listede toplayın

İlk adım, kliniğin kullandığı her kalemi tek bir listede toplamaktır. Her ürün için şu bilgileri belirleyin:

• Net ad: "Eldiven" değil, "Steril Eldiven No: 7,5". Benzer ürünler birbirine karışmasın.
• Sayım birimi: Ürünü hangi birimle sayacağınıza karar verin ve hep onu kullanın: kutu mu, adet mi? Birim tutarsızlığı stok hatalarının en sık nedenidir.
• Barkod: Üreticinin barkodu varsa onu kullanın. Yoksa (kendi hazırladığınız kitler, hasta bakım çantaları gibi) ürüne bir iç kod verin ve etiketleyin.

2. Her ürüne kritik seviye belirleyin

Kritik seviye, "bu miktarın altına düştüğünde sipariş ver" eşiğidir. Yaygın kullanılan basit bir hesap şöyle:

Kritik seviye = günlük ortalama kullanım × tedarik süresi (gün) + güvenlik payı

Örnek: Günde ortalama 6 mezoterapi ampulü kullanılıyor, tedarikçi siparişi 4 günde getiriyor ve 2 günlük güvenlik payı isteniyor. Kritik seviye 6 × 4 + 6 × 2 = 36 adet olur. Stok 36'nın altına düştüğü gün sipariş verilirse yeni ürün gelmeden stok bitmez.

Kritik seviyeleri yılda birkaç kez gözden geçirin. Sezon, kampanya ya da yeni bir hizmet tüketimi değiştirir.

3. Depoları ve şubeleri ayrı takip edin

"Klinikte 120 kutu maske var" bilgisi, şubelerden birinde hiç kalmadıysa işe yaramaz. Stoğu her lokasyon için ayrı tutun: merkez depo, her şube, gerekirse ameliyathane dolabı. Lokasyonlar arası her taşımayı bir transfer olarak kaydedin; böylece malzeme bir yerden düşer, diğerine eklenir ve toplam doğru kalır.

Her personelin hangi lokasyonlarda işlem yapabileceğini de belirleyin. Herkesin her depoyu değiştirebildiği sistemlerde hataların kaynağını bulmak zorlaşır.

4. Her hareketi kişi ve tarihle kaydedin

Stok yalnızca bir sayı değildir, bir hareket geçmişidir. Her giriş, çıkış ve transfer için şunları kaydedin:

• Hangi ürün, ne kadar
• Hangi depo ya da şube
• Kim yaptı, ne zaman
• Gerekirse kısa bir not ("Ameliyat hazırlığı", "İrsaliye 4512")

Bu kayıt hem kayıpları görmenizi hem de tüketim ortalamalarını, yani kritik seviye hesabının girdisini, gerçek veriyle hesaplamanızı sağlar.

5. Son kullanma tarihine göre yerleşim yapın

Medikal sarf malzemelerinde son kullanma tarihi (SKT) kritik önemdedir. Rafta "ilk süresi dolan ilk çıkar" kuralını uygulayın:

• Yeni gelen ürünleri rafın arkasına, SKT'si yakın olanları öne yerleştirin.
• SKT'si üç ay içinde dolacak ürünleri ayrı bir bölümde ya da renkli etiketle işaretleyin.
• Aylık sayımda SKT'si geçmiş ürünleri ayırın ve kayıttan düşün.

Tıbbi cihazlara ilişkin yasal bildirim ve izlenebilirlik yükümlülükleri (ör. Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu'nun Ürün Takip Sistemi) ayrı bir konudur. Kliniğin iç stok takibi bu yükümlülüklerin yerine geçmez.

6. Haftalık kontrol, aylık sayım

• Haftalık: Kritik seviyenin altındaki ürünlerin listesine bakın ve siparişleri verin.
• Aylık: Fiziksel sayım yapın ve sistemdeki miktarla karşılaştırın. Fark çıkan ürünlerde hareket geçmişine dönüp nedenini arayın.
• Üç aylık: En çok tüketilen ürünlere ve şubeler arası farklara bakın; kritik seviyeleri güncelleyin.

Stockify ile klinikte stok takibi

Stockify, bu adımları ek donanım gerektirmeden uygulamanız için geliştirildi. Ekibin elindeki telefonların kamerası barkod okuyucu olur.

• Barkodla işlem: Ürünü okutun, miktarı girin; giriş, çıkış ya da depolar arası transfer tek ekranda. Yetersiz stokta çıkış yapılamaz.
• Kritik stok uyarısı: Her ürüne eşik belirlenir. Eşiğin altına düşen ürünler kırmızıyla işaretlenir ve bildirim gelir.
• Çoklu depo ve yetki: Merkez depo ve şubeler ayrı izlenir. Personel yalnızca kendisine atanan depolarda işlem yapar.
• Barkodsuz ürünler: Kendi hazırladığınız kitlere ve bakım setlerine benzersiz kod verilir, etiketleri A4'e ya da etiket yazıcısına basılır.
• Raporlar: Stok durumu, hareket dökümü, en çok hareket eden ürünler, depo karşılaştırması ve kritik stok raporu; PDF ya da Excel olarak.

Stockify

Barkod okuyucu gerekmeden, telefonla çoklu depo stok takibi. Kritik stok uyarısı, etiket ve raporlar.

Stockify'ı inceleyinDemo isteyin

Bedirhan BaybaşBB Tech kurucusu. Veri analizi, sistem yönetimi ve CRM alanlarında kurumsal deneyimin ardından işletmeler için yazılım geliştiriyor. Hakkımızda