Excel'de nöbet çizelgesi hazırlamak: 5 yaygın sorun ve çözümü

Klinikler, eczaneler, mağazalar, çağrı merkezleri… Vardiyalı ya da nöbetli çalışan neredeyse her ekipte nöbet çizelgesi bir noktada Excel'de hazırlanır. Başta pratiktir: bir tablo, birkaç isim, birkaç renk. Ama ekip büyüdükçe ve izinler, takaslar, hafta sonları devreye girdikçe o tablo her ay birkaç saat alan, kimsenin tam güvenmediği bir dosyaya dönüşür.

Bu yazıda Excel'de nöbet planlayan ekiplerin en sık yaşadığı beş sorunu ve her biri için uygulanabilir çözümleri topladık. Bir kısmını Excel'den çıkmadan da düzeltebilirsiniz.

1. Adil dağılım elle hesaplanıyor

Nöbet planlarındaki şikâyetlerin çoğu adaletle ilgilidir: "Ben bu ay üç hafta sonu tuttum", "O hiç pazar nöbeti tutmadı". Excel'de kişi başı nöbet sayısını ve özellikle hafta sonu nöbetlerini takip etmek için ayrı sütunlar, formüller ve her ay elle kontrol gerekir. Art arda gelen nöbetler ise genellikle ancak biri itiraz ettiğinde fark edilir.

Çözüm:

• Her kişi için "toplam nöbet" ve "hafta sonu nöbeti" sayılarını ayın sonunda değil, plan yaparken görün. Excel'de bunun için EĞERSAY formülüyle kişi başı sayaç tutabilirsiniz.
• Önceki ayların sayılarını da yanında tutun; adalet tek ayda değil, birkaç aylık toplamda sağlanır.
• Art arda nöbet kuralınızı yazılı hale getirin (ör. "iki nöbet arasında en az bir gün") ve plan bittiğinde bu kurala göre bir kez kontrol edin.

2. İzinler ayrı yerde, çakışmalar fark edilmiyor

İzin talepleri genellikle WhatsApp'ta, e-postada ya da sözlü olarak gelir ve nöbet tablosundan ayrı bir yerde durur. Sonuç tanıdıktır: izinli olan birine nöbet yazılır, hata ancak o gün gelmediğinde anlaşılır.

Çözüm: İzinleri nöbet planıyla aynı takvimde görün. Excel kullanıyorsanız izinli günleri aynı tabloda farklı bir renkle işaretleyin ve planı izinler girildikten sonra yapın. Daha da iyisi, izin onaylandığı anda takvime kendiliğinden işlenmesini sağlayan bir sistem kullanmaktır. Böylece "onayladım ama tabloya yazmayı unuttum" durumu ortadan kalkar.

3. Her değişiklikte dosya yeniden paylaşılıyor

Plan yayımlandıktan sonra mutlaka değişir: biri hastalanır, biri takas ister, yeni biri başlar. Her değişiklikte dosya yeniden gruba atılır ve ekipte aynı anda üç farklı sürüm dolaşır. "Hangisi son hali?" sorusu nöbetin kendisinden daha çok zaman alır.

Çözüm:

• Tek bir paylaşımlı dosya kullanın ve PDF ya da ekran görüntüsü göndermeyi bırakın. Herkes aynı bağlantıya baksın.
• Dosyayı yalnızca planı hazırlayan kişinin düzenleyebileceği şekilde kilitleyin.
• Değişiklikleri ekibe ayrıca duyurun. Paylaşımlı dosyanın en büyük eksiği, değişince kimseye haber vermemesidir.

4. Nöbet takası sözlü yapılıyor

İki çalışan kendi aralarında nöbet değiştirir, yöneticiye son anda söyler ya da hiç söylemez. Tablo güncellenmediği için kayıtlar gerçeği yansıtmaz. Bir sorun çıktığında o gün kimin nöbetçi olduğunu bilmek zorlaşır.

Çözüm: Takası basit ama kayıtlı bir kurala bağlayın:

1. Takası isteyen kişi talebi yazılı olarak iletir.
2. Karşı taraf kabul ettiğini yazılı olarak onaylar.
3. Yönetici onaylar ve plan o anda güncellenir.

Bu üç adım Excel'le de yürütülebilir, ama disiplin ister. Takasın onaylandığı anda takvimi kendiliğinden güncelleyen bir uygulama, adımların atlanmasını engeller.

5. Ay sonu özetini çıkarmak saatler alıyor

Ay bittiğinde kim kaç nöbet tuttu, kaç hafta sonu çalıştı, kaç gün izin kullandı sorularının cevabı genellikle tabloyu baştan sona sayarak bulunur. Nöbet ücreti ya da izin hakkı hesaplanıyorsa bu sayım bordroya kadar etki eder ve hata payı yüksektir.

Çözüm: Özeti plan yapılırken oluşturun. Kişi başı sayaçlar (1. maddedeki EĞERSAY sütunları) ay boyunca güncel kalırsa ay sonu özeti hazır olur. Takas ve son dakika değişikliklerini sayaçlara yansıtmayı unutmayın; Excel'deki özetler genellikle tam burada bozulur.

Excel ne zaman yetmez?

Küçük ve sabit bir ekipte iyi kurulmuş bir Excel dosyası işinizi görebilir. Aşağıdakilerden ikisi ya da daha fazlası size tanıdık geliyorsa bir uygulamaya geçmenin zamanı gelmiş demektir:

• Ekipte 10 kişiden fazla nöbetçi var.
• Her ay planı hazırlamak bir saatten uzun sürüyor.
• Ayda birden fazla takas ya da son dakika değişikliği oluyor.
• İzinler ve nöbetler farklı yerlerde takip ediliyor.
• Ay sonunda nöbet ve izin sayıları için tabloyu yeniden sayıyorsunuz.

MoLaLa bu sorunları nasıl çözüyor?

MoLaLa'yı tam olarak bu sorunlar için geliştirdik. Nöbet planı herkesin telefonunda; yönetici bir kişiyi seçip takvimde güne dokunarak nöbet yazar ve değişiklik ekipteki herkese anında yansır.

• Boş günleri doldur özelliği nöbetleri kişi başı ve hafta sonu bazında dengeli dağıtır, art arda nöbetten kaçınır, izinlilere nöbet yazmaz.
• Onaylanan izinler takvimde görünür; izinli birine nöbet yazılırken uyarı çıkar.
• Nöbet takasında önce arkadaş kabul eder, sonra yönetici onaylar; onayla birlikte takvim kendiliğinden güncellenir.
• Ay özeti kişi başı nöbet, hafta sonu nöbeti ve izin sayısını gösterir. A4 nöbet çizelgesi tek dokunuşla PDF olarak paylaşılır.

Mola takibi, izin ve avans talepleri ve duyurular da aynı uygulamada. Böylece ekip yönetimi beş ayrı yer yerine tek yerde yürür.

MoLaLa

Mola takibi, nöbet planı, izin ve avans talepleri, nöbet takası ve duyurular tek uygulamada.

MoLaLa'yı inceleyinDemo isteyin

Bedirhan BaybaşBB Tech kurucusu. Veri analizi, sistem yönetimi ve CRM alanlarında kurumsal deneyimin ardından işletmeler için yazılım geliştiriyor. Hakkımızda